1. Crea diferentes cuentas de usuario
Los ordenadores disponen de la opción de crear cuentas de usuario diferentes, de modo que si dos personas usan un mismo equipo, no tengan que usar la misma cuenta. Usuarios diferentes, además de contraseñas diferentes.
Esto es muy útil si por ejemplo tienes gente que trabaja a jornada parcial en tu empresa, y luego esos mismos ordenadores los utilizan otras empresas por la tarde. También debes prestar atención al hecho de que tablets, portátiles y móviles de la empresa deberían tener sus respectivas y diferentes contraseñas.
2. No estés dando tu contraseña a todo el mundo
De la misma manera que no darías el número PIN a nadie, lo mismo debemos hacer con los ordenadores. Si alguien entra en tu ordenador sin tu permiso, borra o modifica archivos, puede tener consecuencias muy negativas. No creemos que haya peligro, hasta que un día un empleado enfadado hace algo que no nos gusta porque se iba de la empresa.
Lo correcto es que las contraseñas sean privadas, y además seguras, es decir, que no sean fáciles de adivinar. Cada empleado debería tener la oportunidad de tener una contraseña diferente.
Lo mismo hablamos cuando tratamos sobre programas de todo tipo: correo electrónico, software ERP, CRM, etc. Crea usuarios para las personas que tienen que usar esos programas, y no estés compartiendo contraseñas continuamente.
3. Centraliza tus archivos
Si tus archivos están repartidos en muchos ordenadores, tienes más peligro de que alguien no autorizado acabe viéndolos o consultándolos, que si los datos estuvieran en un solo lugar. Muchas empresas tienen un servidor privado, o un software de almacenamiento en la nube, que permite que los usuarios no trabajen directamente sobre sus discos duros. Todo lo que hacen para la empresa está en ese servidor o en la nube.
De esta forma, lo que tienes que preocuparte sobre todo por proteger es por ese servidor, o analizar bien las condiciones del servicio de copias de seguridad en la nube para que la información que utilices siempre está a salvo.
4. Instala antivirus en tus equipos informáticos
Independientemente de dónde se almacene la información con la que se trabaja, siempre es conveniente que nuestros ordenadores tengan un sistema antivirus instalado. Básicamente, porque la información con la que trabajamos puede ser delicada.
Si los usuarios abren por ejemplo archivos que están llenos de malware, o caen en tácticas de phishing con falsos clientes o gente que solicita falsos presupuestos, o que envían falsos currículos, entonces tenemos un problema. Y es que la información que haya en esos ordenadores puede quedar afectado, o el ordenador puede entrar a formar parte de una red de zombies.
5. Cuidado con la información que introduces de fuera
Muchas veces los virus pueden entrar en un ordenador a través de una memoria USB, que llevamos un montón a una copistería, y la recibimos de vuelta con virus. O que ha dado mil vueltas por no se cuántos ordenadores y al final está llena de malware. En el momento de conectar la memoria a nuestro ordenador, nos damos cuenta de que tenía virus y acaba afectándonos.
Aquí la medida de seguridad no es solamente tener un buen antivirus. Es tratar de evitar el uso descontrolado de las memorias USB. Todos los dispositivos físicos de almacenamiento, como pendrives, móviles, discos duros portátiles, mp3 y otro tipo de dispositivos pueden ser a veces portadores de virus.
Por tanto, siempre es más recomendable que dispongamos de un sistema para introducir ficheros en nuestros ordenadores al margen de ese. Por ejemplo, usando un ordenador que no nos sirva para comprobar primero si esa memoria está infectada, en lugar de un ordenador que tenga información importante almacenada y que usemos a diario.
O por ejemplo, decidir que vamos a trabajar con archivos en la nube y también tener una red informática a nivel interno, en lugar de abusar de las memorias USB. Esto claramente te ayuda a mejorar la seguridad informática en tu empresa.
6. Ten un departamento de informática y seguridad
Muchas empresas no tienen el personal informático adecuado para que se pueda ocupar de estas tareas. Si tu compañía no tiene un departamento de informática y necesitas llevar a cabo tareas que ayuden a mejorar la protección de tus datos, entonces puedes solicitar servicios de mantenimiento de ordenadores.
Por un servicio muy flexible y económico, puedes tener la confianza de que va a haber un equipo técnico que te ayudará a mejorar la seguridad informática en tu empresa.
