Posiblemente no te hayas dado cuenta, pero gran parte de tus problemas con la gestión del tiempo no dependen de tu poca disciplina, sino de la lentitud de tus ordenadores y equipo de trabajo.
A continuacion te damos algunos puntos que debes tener en cuenta a la hora de mejorar tus equipos de trabajo.
1. Cambia de sistema operativo
¿Estás utilizando un sistema operativo que consume una gran parte de los recursos del ordenador? La solución no siempre es añadir más RAM al equipo. Lo que debes preguntarte es por qué estás trabajando con un software que ha demostrado por activa y por pasiva no ser la mejor opción del mercado para el uso habitual, además de ser uno de los mayores enemigos de una buena gestión del tiempo.
No es necesario cambiar tus ordenadores y pasarse a Mac si no estás dispuesto a hacer esa inversión, aunque se pueden conseguir buenos Macs de segunda mano a precios económicos. Pero sí al menos disponer de un sistema operativo actualizado y moderno de Windows.
2. Revisa tu red informática
¿Cuánto tiempo pasamos cambiando de ordenador para imprimir? ¿O esperando a que el ordenador que tiene instalado el escáner esté disponible para que podamos utilizarlo?
Muchos de estos problemas podrían resolverse creando una red informática eficaz, orientada a satisfacer las necesidades de toda la oficina y no solamente del usuario que tiene el escáner o la impresora conectados a la computadora.
3. Externaliza tu disco duro
Gran parte de los archivos que se generan en el ordenador de tu negocio no tendrían por qué estar ocupando espacio en tu computadora. De hecho, ni siquiera es necesario que tengas programas informáticos que consumen demasiados recursos si no dispones de la infraestructura necesaria para asegurar un buen rendimiento.
Hoy día existen muchas soluciones en la nube que te permitirán aprovechar mejor tus equipos informáticos y tener el disco duro más limpio. Por otro lado, también es conveniente que las copias de seguridad de tus archivos se almacenen en un dispositivo externo, que no esté conectado a tu ordenador, lo que potenciará su seguridad.
4. Instala los programas adecuados en cada equipo
¿Cuánto tiempo pierdes instalando programas informáticos en los equipos informáticos de tu empresa? Cada ordenador debería estar siempre a punto con el software necesario para que el usuario que lo vaya a emplear pueda desarrollar sus tareas sin tener que desempeñar funciones propias del departamento de informática.
Si no se dispone de personal informático en la empresa, lo ideal es externalizar esta función para asegurarse de que todos nuestros equipos disponen de los software necesarios.
5. Seguridad no implica baja velocidad
Algunas personas creen que hay que sacrificar la velocidad de su equipo informático en pro de la seguridad. Instalar un antivirus que ralentice el ordenador se convierte así en un sacrificio que hacemos con el objetivo de evitar posibles desgracias, cuando en realidad esto perjudica tanto o más nuestros procesos de trabajo que asumir el riesgo de trabajar sin antivirus.
La utilización de antivirus no es mala, sino necesario, pero no debe ser a costa de que nuestro ordenador se vuelva prácticamente inutilizable. Existen muchas soluciones para impedir que el antivirus ralentice tu ordenador.
6. Controla tu actividad en la red
La pérdida de tiempo en las tareas del negocio muchas veces está vinculada con un mal uso de Internet. La utilización de redes P2P para compartir archivos puede tener un alto riesgo en términos de seguridad para nuestra computadora, pero también consume recursos mientras el software comparte archivos en segundo plano mientras realizamos otras tareas.
Por otro lado, cabe no olvidar que la prudencia en la navegación es el mejor de los aliados. Utilizar las redes sociales más allá de lo necesario puede ser uno de los factores que te está llevando a perder tiempo que podrías dedicar a tu negocio. Utiliza Internet para tu beneficio y no dejes que suponga un problema para la gestión eficaz del tiempo en tu empresa.
